Wersja z dnia: 2026-08-12
1. Kto odpowiada za dane
Administratorem danych zbieranych w związku z korzystaniem z serwisu kmtracker.pl jest BLUE DRIVE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, 90-753 Łódź, ul. Żeligowskiego 8/10, KRS 0001108848, NIP 7272879458, REGON 528788456. Sprawy dotyczące danych osobowych: dane@bluedrive.pl.
Podział ról jest tu istotny. Administratorem danych konta i rozliczeń jesteśmy my. Administratorem danych wprowadzonych do ewidencji — w tym danych kierowców i informacji o przejazdach — jest Klient, czyli firma korzystająca z Serwisu. My przetwarzamy je wtedy jako podmiot przetwarzający, na jego polecenie (art. 28 RODO). Szczegóły w punkcie 7.
2. Jakie dane zbieramy
a) Dane podane przy rejestracji Konta
- dane firmy: nazwa, adres, NIP, KRS, REGON — pobierane z rejestru REGON po podaniu numeru NIP albo wpisywane ręcznie;
- imię, nazwisko i stanowisko Administratora Konta;
- adres e-mail, który służy jednocześnie jako login;
- hasło — przechowywane wyłącznie w postaci skrótu (scrypt), nigdy jawnie;
- data akceptacji Regulaminu i niniejszej Informacji.
b) Dane Użytkowników dodanych przez Klienta
- imię, nazwisko, stanowisko, adres e-mail, rola w firmie;
- przypisania do pojazdów.
c) Dane ewidencji przebiegu
- dane pojazdu: numer rejestracyjny, marka, VIN, rodzaj napędu;
- przejazdy: data, godziny, stan licznika, dystans, opis trasy, cel wyjazdu, imię i nazwisko kierowcy;
- przy danych pobieranych automatycznie także: adresy i współrzędne miejsc początku i końca przejazdu, dane o ładowaniu lub tankowaniu.
Dane o położeniu pojazdu bywają danymi osobowymi. Jeśli pojazd jest przypisany do konkretnego kierowcy, historia jego tras mówi o tym, gdzie ta osoba przebywała. Klient musi mieć podstawę prawną do ich przetwarzania i poinformować o tym swoich pracowników — my sami nie mamy z nimi kontaktu.
d) Klucz API zewnętrznej usługi danych
Token wprowadzany samodzielnie przez Klienta, przechowywany poza bazą ewidencji, przypisany do konkretnego pojazdu i nigdy niepokazywany z powrotem w przeglądarce.
e) Dane techniczne
- adres IP, dzienniki serwera — bezpieczeństwo i diagnostyka;
- zapis prób pobrania danych ze źródła zewnętrznego, w tym nieudanych.
Serwis nie korzysta z narzędzi analitycznych ani reklamowych podmiotów trzecich. Nie używamy Google Analytics ani podobnych.
3. Po co i na jakiej podstawie
| Cel | Podstawa z RODO |
|---|---|
| Zawarcie i wykonanie Umowy, udostępnienie Serwisu | art. 6 ust. 1 lit. b |
| Rozliczenia i faktury | art. 6 ust. 1 lit. b i c |
| Obowiązki księgowe i podatkowe | art. 6 ust. 1 lit. c |
| Kontakt, obsługa zgłoszeń i reklamacji | art. 6 ust. 1 lit. b i f |
| Bezpieczeństwo Serwisu, analiza dzienników, zapobieganie nadużyciom | art. 6 ust. 1 lit. f |
| Dochodzenie i obrona przed roszczeniami | art. 6 ust. 1 lit. f |
4. Komu przekazujemy dane
Zakres odbiorców zależy od wybranego wariantu Usługi.
Usługa abonamentowa (serwis pod adresem kmtracker.pl)
- Hetzner Online GmbH — infrastruktura serwerowa. Serwery znajdują się w Finlandii, na terenie Unii Europejskiej. Dane nie opuszczają EOG.
- Operator płatności — w zakresie danych rozliczeniowych, gdy uruchomimy płatności elektroniczne. Do tego czasu rozliczenia prowadzone są na podstawie faktur, poza Serwisem.
- Dostawcy usług księgowych i prawnych — na podstawie umów powierzenia.
- Organy publiczne — wyłącznie gdy wymaga tego prawo.
Instalacja Dedykowana (Serwis na serwerze Klienta)
- Dane znajdują się na serwerze Klienta. Dostawcę infrastruktury wybiera i opłaca Klient — to on zawiera z nim umowę powierzenia.
- Usługodawca uzyskuje zdalny dostęp do tego serwera wyłącznie w celu aktualizacji, diagnozy zgłoszonego problemu lub przywrócenia działania, na podstawie zgody udzielonej przy instalacji. Zakres opisuje Umowa Powierzenia.
Zewnętrzne usługi danych o pojazdach
Integracja działa na żądanie Klienta, przy użyciu jego własnego Klucza API i na podstawie umowy zawartej bezpośrednio między Klientem a dostawcą tej usługi (np. Tessie). Nie przekazujemy tam danych poza zakresem technicznie niezbędnym do pobrania przebiegu.
Nie sprzedajemy danych osobowych i nie wykorzystujemy ich do profilowania ani do celów marketingowych.
5. Jak długo przechowujemy
- Dane Konta — przez czas trwania Umowy, a po jej rozwiązaniu przez 30 dni na wyeksportowanie ewidencji, oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
- Faktury i dokumentacja księgowa — przez okres wymagany przepisami podatkowymi, co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
- Dzienniki serwera — do 12 miesięcy.
- Klucz API — do czasu usunięcia przez Klienta albo zamknięcia Konta.
- Przy Instalacji Dedykowanej okresy przechowywania ustala Klient — dane są na jego serwerze i to on nimi zarządza.
Ewidencja przebiegu jest dokumentem podatkowym. Obowiązek jej przechowywania przez okres przedawnienia zobowiązania spoczywa na podatniku, czyli na Kliencie. Zalecamy pobieranie wydruków na bieżąco i przechowywanie ich poza Serwisem.
6. Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
- sprostowania danych (art. 16);
- usunięcia danych (art. 17);
- ograniczenia przetwarzania (art. 18);
- przenoszenia danych (art. 20);
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21);
- skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Jeśli jesteś kierowcą albo pracownikiem firmy korzystającej z Serwisu — administratorem Twoich danych jest ta firma, nie my. Swoje prawa realizuj przede wszystkim wobec niej. Jako podmiot przetwarzający działamy na jej polecenie i przekażemy jej każde otrzymane od Ciebie żądanie.
7. Powierzenie przetwarzania
- Klient jest administratorem danych wprowadzonych do ewidencji: danych Użytkowników, kierowców oraz danych o przejazdach i położeniu pojazdów.
- Przetwarzamy te dane wyłącznie jako podmiot przetwarzający, na udokumentowane polecenie Klienta, w celu świadczenia Usługi.
- Warunki określa Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (art. 28 RODO), akceptowana przy rejestracji Konta.
- Klient odpowiada za posiadanie podstawy prawnej oraz za poinformowanie osób, których dane dotyczą.
8. Pliki cookies
- Używamy wyłącznie niezbędnych technicznych plików cookies i pamięci lokalnej przeglądarki: do utrzymania sesji logowania oraz zapamiętania wybranego motywu i zakładki. Nie wymagają zgody i nie służą do śledzenia.
- Wyłączenie cookies uniemożliwi zalogowanie się do Serwisu.
9. Bezpieczeństwo
- szyfrowanie transmisji (HTTPS/TLS) z certyfikatem odnawianym automatycznie;
- hasła przechowywane jako skrót scrypt, nigdy jawnie;
- Klucze API trzymane poza bazą ewidencji, bez możliwości odczytania z przeglądarki;
- rozdzielenie danych poszczególnych firm — każde zapytanie o dane pojazdu przechodzi przez kontrolę uprawnień, a kontrola automatyczna sprawdza, że żadne zapytanie tego nie pomija;
- codzienne kopie zapasowe bazy z historią 30 dni;
- kopia bazy przed każdą aktualizacją oprogramowania;
- dostęp administracyjny wyłącznie kluczem, bez haseł.
10. Zmiany
- Informacja może być aktualizowana wraz ze zmianami przepisów lub funkcjonowania Serwisu.
- Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem kmtracker.pl/prywatnosc. O istotnych zmianach poinformujemy pocztą elektroniczną lub komunikatem w Serwisie.